Come tenere aggiornato il db nella newsletter

Il database aziendale, usato per mandare newsletter è il segreto del successo di una campagna di email marketing; vediamo allora come tenere aggiornato il db nella newsletter per evitare errori, segnalazioni di spam o clienti non così interessati.

• Evita di comprare indirizzi (diffida da chi li vende)
• Evita di prendere indirizzi dal web
• Evita di condividere il database
• Evita di noleggiare il database
• Usa sempre una iscrizione double opt in (iscrizione al sito, invio da parte del sistema di una email da confermare, click alla email e registrazione effettiva nel db)
• Permetti la disiscrizione dal servizio in pochi passaggi, senza tenere attive code di invio già programmate
• Gestisci il db con software professionali, evita la gestione manuale dei dati
• Controlla con costanza i dati di invio, consegna, lettura, apertura delle email
• Togli i nominativi dubbi o con errori
• Togli nel tempo i nominativi che non interagiscono con le mail inviate

Tenere aggiornato il db nella newsletter è un lavoro che deve essere fatto con costanza perché ogni invio ha nominativi da controllare; ci sono domini non rinnovati, caselle senza spazio.

L'importanza del database nella newsletter

È importante capire, prima di tutto, il ruolo del database nella newsletter perché il database è il punto di partenza della strategia.

Sicuramente è importante avere un servizio di invio professionale ma senza email che ricevono... tutto è relativo.

Avere nominativi interessati all'argomento, al settore, alle promozioni, alle iniziative dell'azienda è il primo passo per una strategia di email marketing di successo. Da un punto di vista strategico, senza questa premessa, non ha alcun senso fare email marketing.

• Sicuramente bisogna avere un sistema di invio professionale (le email devono arrivare)
• Sicuramente bisogna avere un report dettagliato post invio
• Sicuramente realizzare una email di grande impatto aumenta la curiosità

Ma è sempre il database a determinare il successo di una campagna pubblicitaria con le email, le email devono arrivare al cliente, le email devono essere lette e solo dopo questo primo passaggio, si può pensare alla email di impatto, alla proposta commerciale o a qualsiasi altra azione; per questo parliamo dell'importanza del database nella newsletter in una strategia aziendale.

Fare email marketing non è mandare email e basta, fare email marketing è prima di tutto profilare un database, essere certi che le email arrivino ad un destinatario consapevole, saper coinvolgerlo (non è detto si debbano mandare newsletter sempre commerciali).

Diamo un attimo per scontato che si opti per soluzioni di invio professionali e diamo un attimo per scontato che si lavori sulla proposta, sulla realizzazione della email. In questa pagina vogliamo fare delle specifiche considerazioni e premesse sula gestione del database, sui nominativi perché sono il punto di partenza della strategia (purtroppo non sempre è chiara l'importanza del database e della sua manutenzione nel tempo).

La gestione del database nella newsletter

La gestione del database deve essere una gestione costante, perché tra nuovi iscritti, cura della disiscrizione di chi non è più interessato, controllo costante delle email dismesse o dei domini non rinnovati implica un lavoro costante nel database. Report server e risposte alla email di riferimento sono da controllare ad ogni invio, cercando di capire i singoli errori.

Noi vivamente sconsigliamo una gestione manuale, magari con un remove fatto attraverso l'invio di una email di disiscrizione, per tanti motivi

• È facile sbagliare soprattutto quando si ha un database corposo ( a dire il vero per sbagliare bastano poche centinaia di nominativi)
• Non sempre la gestione manuale ha una logica chiara e non si può dimostrare nessuna iscrizione e nessuna accettazione (si dovrebbero salvare tutte le email sia di richiesta iscrizione che di richiesta di disiscrizione) facendo attenzione a non perdere nulla (scelta abbastanza discutibile, anche visti i costi di soluzioni professionali)
• Se si usano diversi canali di iscrizione (fisici e virtuali), con la gestione manuale si rischia di non rispettare gli utenti disiscritti e si rischia di inviare email a persone non interessate (che con molta probabilità segnalano lo spam)

Un sistema automatizzato, garantisce iscrizioni volute (double opt in) con

• Registrazione dell'IP e del consenso alla gestione del dato (se si fa una iscrizione manuale serve una parte cartacea firmata);
• Disiscrizioni con controllo su ogni ulteriore importazione del db da altre fonti (se il cliente si è disiscritto può rientrare nella lista solo previa nuova iscrizione e non importando il suo dato ad esempio da un e-commerce o da un nuovo ordine).

Se si gestiscono attività "fisiche" quindi con negozi o uffici al pubblico è possibile far firmare un consenso al cliente o procedere con la registrazione online del dato spiegando al cliente che deve confermare il tutto appena ha modo di accedere alla posta elettronica.

Come tenere aggiornato il db nella newsletter?

Dopo tutte queste premesse, ecco qualche consiglio per tenere aggiornato il database nella newsletter

• Cancella costantemente gli errori (email inesistenti, dismesse o domini non rinnovati)
• Crea newsletter con interazioni, clicca qui, vedi nel sito, scarica il documento, accedi alla tua area personale giusto per fare degli esempi
• Controlla quanto e come il cliente interagisce con le tue email (un utente che non interagisce mai, quindi che non clicca mai i link nelle email, è nel tempo un problema)
• Cancella le email che dopo qualche tentativo sono sempre piene (hanno la dicitura User quota exceeded

Meritano delle precisazioni gli ultimi due punti: perché interazioni e User quota excedeed sono errori comuni nella gestione di un database. Ci sono clienti che hanno la loro casella di posta costantemente piena (tutti i servizi avvisano) e "si dimenticano" con troppa superficilità di fare spazio a nuove email. Purtroppo errori di questo tipo, lato server, lato servizio di invio, sono errori pericolosi perché implicano una poca attenzione verso il database (paradossalmente i servizi antispam sembrano accusare il mittente). Ci sono tantissimi servizi antispam che "leggono" questo tipo di errore come una gestione poco attenta e segnalano il mittente come poco attendibile. Non è colpa del mittente se il destinatario non fa spazio ma è meglio non avere questo tipo di errore e cancellare nel dubbio, il dato.

Destinatari passivi

Un altro aspetto delicato nella gestione di campagne pubblicitarie con l'email marketing, sono i destinatari passivi, destinatari che appunto non interagiscono con le mail che l'azienda invia. Avere nel database tanti destinatari passivi, rende nel tempo il mittente poco attendibile.

Come evitare destinatari passivi nel database

Premessa: è strategia creare nelle email il presupposto per interagire, quindi portare il cliente al click. Purtroppo non sempre il mittente manda newsletter che implicano interazione quindi serve rivedere la strategia e creare newsletter che rimandino al sito o che portino il destinatario all'interazione. 

Lo step successivo è fare un'attenta analisi dei dati e appunto dei clienti che fanno dei click per identificare i destinatari passivi. Non si deve essere troppo fiscali da cancellare un utente che non interagisce per 3-4 invii ma fare ad esempio, un controllo semestrale/annuale è utile per avere indicazioni sul tipo di email che si mandano.

Capiamo che cancellare dei nominativi possa sembrare assurdo ai fini della strategia (più indirizzi più possibilità di conversione) ma il fine di un invio non sono i grandi numeri nel database,  piuttosto le grandi conversioni per questo la pulizia di chi sembra non essere interessato, aiuta a migliorare sia la deliverability ossia il tasso di consegna della email, sia la resa della strategia.